מה היא עושה ומה לא
- עושה: מבהירה לנמען מקרי שההודעה לא נועדה לו ומבקשת ממנו לפעול.
- לא עושה: לא מצפינה, לא מונעת העברה, ולא הופכת מידע שנשלח בטעות לחסוי.
- לכן מידע רגיש באמת שולחים בדרך מאובטחת, ומוודאים את הנמען לפני שליחה.
נוסח קצר לדוגמה
"הודעה זו מיועדת לנמען בלבד ועשויה לכלול מידע חסוי. אם קיבלתם אותה בטעות, אנא הודיעו לשולח ומחקו אותה. תודה."
זה נוסח כללי לדוגמה, לא ניסוח משפטי מחייב. בארגון עם דרישות מיוחדות, הנוסח נקבע מול היועץ המשפטי.
איך מוסיפים
- בחתימה אישית: במחולל החתימות יש שדה "שורת הבהרה בתחתית", שבו מדביקים את הנוסח.
- לכל הארגון: דרך הכותרת התחתונה של Google Workspace או כלל ב־Microsoft 365. חתימה אחידה לכל העובדים.
- בגודל קטן ובצבע אפור, כדי שלא יסתיר את החתימה עצמה.
מקור: Google Workspace Admin Help: Add a standard footer to outgoing emails · Microsoft Learn: Organization-wide disclaimers, signatures, footers in Exchange Online
שאלות נפוצות
חובה לשים הודעת סודיות?
לא מצאנו חובה כללית כזו לעסקים. יש ארגונים שנדרשים לכך מתוך נהלים פנימיים או רגולציה בתחום שלהם; בודקים מול היועץ המשפטי.
בעברית או באנגלית?
בשפה שבה אתם מתכתבים. מי שמתכתב בשתי השפות מוסיף שורה בכל שפה, קצרה.
להוסיף "שקלו את הסביבה לפני הדפסה"?
זה עניין של טעם. כל שורה נוספת מאריכה את החתימה בכל תשובה.
העובדות על תוכנות הדואר ועל הדפוס נבדקו מול המקורות שמקושרים ליד כל פרק. כללי אצבע מסומנים ככאלה. עודכן לאחרונה ב־.